Co daje firmie system ERP
ERP zastępuje osobne arkusze, programy i notatki poszczególnych działów jedną bazą danych. Każdy dział pracuje na tych samych, aktualnych informacjach o towarach, klientach i dokumentach.
Jedna baza danych
Kontrahent, towar czy zamówienie są wprowadzane raz i widoczne we wszystkich modułach – w sprzedaży, magazynie i księgowości.
Aktualne stany i ceny
Sprzedaż i magazyn widzą ten sam stan towaru, a zmiana ceny w systemie trafia do połączonych kanałów sprzedaży przy najbliższej synchronizacji.
Mniej przepisywania
Zamówienie zamienia się w dokument wydania i fakturę bez ponownego wpisywania danych, co ogranicza pomyłki.
Raporty z całej firmy
Sprzedaż, marże, rotacja towarów i należności w jednym miejscu, zamiast zestawień składanych z kilku programów.
W praktyce ERP jest „kręgosłupem” firmy handlowej lub produkcyjnej: tam powstają dokumenty i tam jest źródło prawdy o stanach i cenach. Strona internetowa, sklep czy platforma B2B są kanałami sprzedaży, które powinny z tego źródła korzystać.
Moduły systemu ERP
Systemy ERP składają się z modułów. Firma zwykle zaczyna od kilku z nich i dokłada kolejne, gdy rośnie.
| Moduł | Do czego służy | Kto z niego korzysta |
|---|---|---|
| Sprzedaż | oferty, zamówienia, cenniki i rabaty kontrahentów | dział handlowy, obsługa zamówień |
| Magazyn | stany, przyjęcia i wydania towarów, inwentaryzacja | magazyn, logistyka |
| Finanse i księgowość | faktury, płatności, należności, rozliczenia | księgowość, zarząd |
| Zakupy | zamówienia u dostawców, planowanie dostaw | dział zakupów |
| Produkcja | zlecenia produkcyjne, zapotrzebowanie na materiały | planowanie i produkcja |
| Kadry i płace | umowy, czas pracy, wynagrodzenia | kadry, księgowość |
Jak zamówienie ze sklepu trafia do ERP
W firmie, która sprzedaje przez internet, najczęstszy scenariusz integracji wygląda tak: klient składa zamówienie na stronie, ono samo pojawia się w ERP, magazyn wydaje towar, system wystawia fakturę, a nowy stan towaru wraca do sklepu.
Bez integracji ktoś musi przepisywać zamówienia ze sklepu do ERP i ręcznie poprawiać stany na stronie. Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie łatwo wtedy o błędy: sprzedaż towaru, którego już nie ma, albo cenę inną niż w systemie.
ERP a CRM – czym się różnią
Oba systemy często działają w firmie razem, ale odpowiadają za inne etapy pracy z klientem.
ERP
- zamówienia, magazyn, faktury, produkcja i finanse,
- pracują w nim głównie księgowość, logistyka i produkcja,
- odpowiada na pytanie „jak to zrealizujemy i rozliczymy”,
- dane ze strony: zamówienia ze sklepu lub platformy B2B.
CRM
- klienci, kontakty i szanse sprzedaży,
- pracują w nim głównie sprzedaż, marketing i obsługa klienta,
- odpowiada na pytanie „komu i co sprzedamy”,
- dane ze strony: zapytania, formularze, zapisy na newsletter.
Krótko: CRM obsługuje pozyskanie i obsługę klienta, a ERP realizację i rozliczenie zamówienia. Więcej o drugim z nich piszemy we wpisie CRM – co to jest.
Przykłady systemów ERP w Polsce
Polskie firmy korzystają zarówno z systemów krajowych, jak i międzynarodowych, np. Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL, enova365, Symfonia, SAP Business One czy Microsoft Dynamics 365 Business Central. Różnią się zakresem modułów, sposobem wdrożenia i kosztami, dlatego wybór zwykle poprzedza analiza procesów firmy.
Mniejsze firmy handlowe często zaczynają od programu do obsługi sprzedaży i magazynu, takiego jak Subiekt nexo, uzupełnionego programem księgowym. Taki zestaw obejmuje część zadań ERP, a z punktu widzenia sklepu internetowego może pełnić podobną rolę: być źródłem stanów, cen i dokumentów.
Czy mała firma potrzebuje ERP
Nie zawsze. Firma z niewielką liczbą towarów i zamówień poradzi sobie z programem sprzedażowo-magazynowym i księgowością. Potrzeba pełnego ERP pojawia się zwykle wtedy, gdy rośnie liczba kanałów sprzedaży, magazynów, kontrahentów z indywidualnymi cenami albo gdy dochodzi produkcja.
Niezależnie od wielkości firmy warto, żeby sklep czy platforma B2B korzystały z jednego źródła danych o towarach. Integrację łatwiej zaplanować od początku niż dokładać do gotowej strony.
Jak połączyć ERP ze sklepem internetowym lub platformą B2B
Ustal źródło danych
Zdecyduj, który system „wie najlepiej”: zwykle ERP jest źródłem towarów, stanów i cen, a sklep – zamówień od klientów.
Sprawdź, jak ERP udostępnia dane
Przez API, gotowy moduł integracyjny albo pliki wymiany. W dużej mierze od tego zależą zakres i koszt integracji.
Określ, co i jak często synchronizować
Stany i ceny – częściej, opisy i zdjęcia – rzadziej, zamówienia – na bieżąco. Dla platformy B2B dochodzą cenniki i limity kontrahentów.
Obsłuż wyjątki
Brak towaru po złożeniu zamówienia, zmiana ceny w trakcie, anulowanie, zwrot – każdy z tych przypadków musi mieć ustalony scenariusz.
Przetestuj na kopii danych
Zanim integracja zacznie działać na produkcji, sprawdź ją na testowej bazie i kilku zamówieniach od początku do końca.
W Iguana Studio realizowaliśmy integracje m.in. z Subiektem nexo i Base (dawniej BaseLinker), a fakturowanie – z Fakturownią i wFirmą. Jak systemy wymieniają dane, wyjaśniamy we wpisie API – co to jest. Jeśli sprzedajesz firmom, zobacz, czym jest platforma B2B i jak działa platforma B2B połączona z ERP, a przy sprzedaży detalicznej – sklepy internetowe na zamówienie. Orientacyjne ceny znajdziesz w cenniku.
